カルテの保存期間は原則5年？起算日や経過後の破棄方法まで詳しく解説

カルテ（診療録）は、原則として診療が完結した日から5年間の保存が必要です。
ただし、5年を過ぎれば必ず破棄するわけではなく、医療事故や損害賠償請求への備えから長期保存する医療機関もあります。
この記事では、保存期間や起算日、紙・電子カルテの違い、保存期間経過後の適切な対応まで解説します。

カルテの保存期間は原則として何年間？

カルテには法律で定められた保存期間があり、医療機関は適切に管理しなければなりません。

ここでは、原則となる5年間の考え方に加え、医療機関ごとの運用の違いや、紙カルテと電子カルテで保存期間に違いがあるのかを解説します。

医師法により定められた原則の5年間

カルテは、医師法第24条により5年間の保存が義務付けられています。

診療を行った医師は診療内容を記録し、病院や診療所では管理者がそのカルテを保存します。

この5年間は最低限守るべき保存期間です。

病名や治療内容、検査結果など重要な診療情報が含まれるため、保存期間内に任意で破棄しないよう注意しましょう。

医療機関ごとの年数の違い

法律上の保存義務は5年間ですが、実際には10年や20年など、より長く保管する医療機関もあります。

過去の治療歴を確認する必要がある場合や、医療事故・損害賠償請求への備えを考えると、長期保存が有効なケースもあります。

診療科や患者層、保管コストなどを踏まえ、自院で保存期間を定めておくことが大切です。

紙カルテと電子カルテでの違い

紙カルテと電子カルテで、法律上の保存期間が変わるわけではありません。

どちらも原則として5年間の保存が必要です。

ただし、管理方法には違いがあります。

紙カルテは保管スペースや劣化対策が必要ですが、電子カルテは長期保存しやすい点が特徴です。

一方で、電子データではバックアップやアクセス管理、情報セキュリティ対策が欠かせません。

カルテの保存期間を計算するときの起算日は？

カルテの保存期間は、作成日から一律に5年間数えるわけではありません。

基本的には診療が完結した時点を基準に判断します。

ここでは、診療終了日や最終診療日をもとにした考え方と、未成年者のカルテを管理する際の注意点を解説します。

完治や診療が終了した日

カルテの保存期間は、原則として診療が完結した日から数えます。

初診日やカルテを作成した日が起算日になるわけではありません。

たとえば、長期間通院している患者の場合は、初診から5年経過していても診療が継続していれば、途中で古い記録を破棄するのは適切ではありません。

一連の診療が終了した時点を基準に管理しましょう。

最終診療日からのカウント方法

実務上は、患者の最終診療日を基準に保存期間を管理する方法が一般的です。

ただし、最終診療日と診療完結日が必ず一致するとは限りません。

治療途中で患者が来院しなくなった場合などは、いつ診療が終了したと扱うか判断が必要です。

院内で基準を決め、担当者ごとに判断がばらつかないよう管理ルールを整えておきましょう。

未成年者のカルテを保存する際の注意点

未成年者のカルテも、法律上の保存期間は原則5年間です。

ただし、小児期の治療内容が成長後の診療に影響する場合もあり、長期保存を検討する医療機関もあります。

一律に保存期間を延ばすのではなく、診療内容や将来的な参照の必要性などを踏まえて判断しましょう。

独自に長期保存する場合は、その基準を院内規程として明確にすることが重要です。

カルテの保存期間を過ぎた場合の適切な対応

保存期間を過ぎたカルテは、通常の書類やデータのように処分してはいけません。

患者の病歴や治療内容など重要な個人情報が含まれるため、情報が復元・閲覧できない方法で破棄する必要があります。

ここでは、紙・電子それぞれの破棄方法と記録管理について解説します。

溶解処理による個人情報の破棄

紙カルテを破棄する場合は、記載内容を第三者が読み取れない状態にする必要があります。

代表的な方法が、機密文書を扱う専門業者による溶解処理です。

シュレッダーを使用する場合も、復元できない状態まで細かく裁断することが重要です。

外部委託する際は、運搬や処理方法、情報管理体制を確認し、必要に応じて処理証明書を受け取ると安心です。

電子データの復元不可能な消去

電子カルテは、単純にファイルを削除するだけでは十分ではありません。

記録媒体やバックアップにデータが残り、復元できる可能性があるためです。

保存媒体を廃棄する場合は、専用ソフトによる消去や物理的な破壊などを検討します。

クラウド型では、契約終了後のデータ削除方法やバックアップの扱いについて、事業者へ事前に確認しておきましょう。

破棄記録の保管と管理

カルテを破棄した際は、何をいつ処分したのか記録しておくことが重要です。

後から確認が必要になった場合でも、適切に処理したことを説明しやすくなります。

廃棄年月日、対象範囲、廃棄方法、担当者、確認責任者などを記録しておきましょう。

外部業者へ依頼した場合は、処理証明書もあわせて保管すると管理しやすくなります。

カルテの保存期間に関するよくある疑問

カルテの保存では、「5年を過ぎたら捨てるべきなのか」「患者から開示を求められたらどうするのか」など、判断に迷う場面があります。

ここでは、患者からの開示請求、法定期間を超えた保存、民事訴訟への備えという3つの疑問について解説します。

患者から開示請求された場合の対応は？

患者からカルテの開示を求められた場合は、院内で定めた手続きに沿って対応します。

本人確認を行い、対象となる診療情報を確認したうえで、開示方法を判断しましょう。

カルテには第三者の情報が含まれる場合もあるため、受付スタッフの判断だけで渡すのは避ける必要があります。

申請方法や対応責任者、費用などを事前に決めておくとスムーズです。

保存期間を過ぎたカルテは保管し続けてもいい？

法定保存期間の5年を過ぎても、カルテを保管し続けることは可能です。

5年経過後に必ず破棄しなければならないわけではありません。

過去の診療内容を確認する必要がある場合や、医療紛争への備えとして長期保存する医療機関もあります。

ただし、目的なく無期限に保管すると管理負担も増えるため、自院として保存期間や廃棄基準を定めておきましょう。

時効や民事訴訟に備えて長く保管すべき？

医療機関では、医師法上の5年間に加え、損害賠償請求に関する期間も考慮して保存年数を検討することがあります。

人の生命や身体を害する不法行為では、民法上、最長20年間が関係するケースがあります。

そのため、20年程度の保存を検討する医療機関もありますが、すべてのカルテを必ず20年保存する義務があるわけではありません。

カルテの保存期間を守り正しく管理しよう

カルテの保存期間は、原則として診療が完結した日から5年間です。

紙カルテと電子カルテで法定保存期間に違いはありませんが、それぞれ適切な管理方法が求められます。

また、5年間は最低限の保存期間であり、医療機関によっては診療内容の確認や医療紛争への備えから、より長く保存する場合もあります。

保存期間を過ぎたカルテを破棄する際は、紙であれば溶解処理など、電子データであれば復元できない方法で消去しましょう。

保存・廃棄・開示まで含めた院内ルールを整備しておくことが重要です。

ご相談・お問合せ

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こういったご相談を、クリニック経営の現場から多くいただいています。

当社では、クリニックの運営状況に合わせ、カルテをはじめとする院内情報の管理体制や業務フローの整備を、経営全体の観点からサポートしています。

「現在のカルテ保存ルールを整理したい」「電子化を含めて院内業務を見直したい」という段階からでも、お気軽にご相談ください。